ZURÜCK

Rücklagen als Position der Nebenkostenabrechnung in Miet- und Pachtverhältnissen

Üblicherweise werden in Miet- und Pachtverträgen Vereinbarungen getroffen, dass der Mieter/Pächter bestimmte Betriebskosten trägt. Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen werden, wobei Vorauszahlungen nur in angemessener Höhe vereinbart werden können. Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist gemäß § 556 Abs. 3 BGB jährlich abzurechnen. Wenn der Vermieter/Verpächter nicht spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums die Abrechnung erteilt, ist er grundsätzlich mit der Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen. Ebenfalls innerhalb der Frist von einem Jahr hat der Mieter/Pächter Einwendungen gegen die Abrechnung mitzuteilen.

Bei der Überprüfung seiner Abrechnung fallen dem Mieter/Pächter unter Umständen Abrechnungspositionen auf, bei denen er sich fragt, ob es sich wirklich um umlagefähige Nebenkosten handelt. Das gilt insbesondere für "Rücklagen" und "Abschreibungen".

Rücklagen sind betriebswirtschaftlich gesehen variable Teile des Eigenkapitals, die als Reserve für zukünftige Verluste gebildet werden. Grundsätzlich ist es zulässig, für zu erwartende höhere Ausgaben eine Rücklage zu erheben; das ist dann eine Vorauszahlung für besondere zukünftige Ausgaben. Es muss sich jedoch bei den erwarteten Ausgaben, für die die Rücklage gebildet wird, um Betriebskosten handeln; Reparatur- und Instandhaltungskosten sind auf diese Art nicht "versteckt" umlagefähig.

Abschreibungen sind betriebswirtschaftlich ein Posten in der Unternehmensbilanz des Vermieters/Verpächters und bilden den wertmäßigen Verfall des Miet-/Pachtgegenstandes ab. In der Nebenkostenabrechnung haben Abschreibungen grundsätzlich nichts zu suchen.

Wenn besondere Vorauszahlungen für eine Rücklagenbildung erhoben werden, was grundsätzlich in zulässiger Weise vertraglich vereinbart werden kann, muss zwingend in der Nebenkostenabrechnung die Entwicklung der Rücklage dargestellt werden. In die Abrechnung einzustellen sind die mit der besonderen Zweckbestimmung der Rücklagenbildung geleisteten Vorauszahlungen der Mieter/Pächter, darauf etwa entfallende Zinsen (Festgeldanlage!) und die aus den Rücklagen bezahlten Betriebskosten. Rücklage ist Rücklage, egal auf welchem Bankkonto des Vermieters/Verpächters sie liegt. Wenn also vom laufenden Mietkonto Beträge aus den Rücklagezahlungen etwa auf ein Festgeldkonto überwiesen werden, so handelt es sich dabei nicht um eine die Rücklage mindernde Ausgabe. Ausgaben sind nur Zahlungen aus der Rücklage auf Betriebskosten. Besondere Vorsicht ist geboten, wenn der Vermieter/Verpächter dritte Unternehmen mit bestimmten Tätigkeiten durch Dienstleistungsverträge beauftragt, die pauschal abgerechnet werden. Häufig werden über diese Pauschale Verwaltungstätigkeiten mitvergütet und Reparatur- und Instandhaltungsmaßnahmen. Diese nichtumlagefähigen Kosten sind offen zu legen und aus der Pauschale herauszurechnen.

Auch für die Rücklagenbildung gilt, dass sie nur in angemessener Höhe vereinbart werden dürfen. Nicht zulässig ist es, dass Vermieter/Verpächter auf Kosten der Mieter/Pächter ein hohes "Rücklagenpolster" bilden.

Um dem Mieter/Pächter die Prüfung der Nebenkostenabrechnung zu ermöglichen, muss der Vermieter/Verpächter umfassend Auskunft erteilen über Bestand und Entwicklung der Rücklage sowie darüber, welche konkreten Kosten für Betriebsausgaben aus der Rücklage beglichen wurden.